Espace fournisseurs SIGH
FAQ

Parce que si la SIGH est un bailleur social dont la mission d’intérêt général est de loger les personnes et les familles éligibles au logement social, c’est également un acheteur fort du territoire des Hauts-de-France avec près de 75 millions d’euros de dépense par an pour pouvoir faire vivre, entretenir et évoluer ce patrimoine. C’est pourquoi la SIGH a décidé de mettre en place un portail spécialement dédié aux prestataires, fournisseurs, qui jouent un rôle primordial au quotidien pour atteindre une qualité de service de haut niveau tout en préservant une relation partenariale précieuse avec les équipes. 

L’espace fournisseur est avant tout un espace consacré aux entreprises et aux achats.
Un espace libre vous permettant de comprendre qui est la SIGH, quelle est sa politique achat, son implication au niveau régional, son niveau d’exigence en matière de qualité. Vous trouverez également des actualités, des informations sur les consultations à venir. Quelques liens utiles, questions/réponses fréquentes et explications pour simplifier au maximum l’accès à nos projets et vous rassurer sur la simplicité de formuler une réponse à un marché public. 
Un espace connecté auquel vous accèderez après avoir rempli le formulaire d’inscription. Vous pourrez alors être alerté sur les consultations mises en ligne, télécharger différents documents SIGH types et utiles lorsque vous êtes titulaire d’un contrat ou d’un marché. Parce que nous avons besoin de vous pour nous améliorer, un questionnaire de satisfaction est également disponible afin de recueillir votre avis et vos idées. Une question ? Une information que vous n’auriez pas trouvée sur le portail ? Une interrogation concernant un contrat en cours ? N’hésitez pas à remplir le formulaire de contact disponible, la Direction des achats centralise votre demande et fera le maximum pour vous apporter une réponse dans les meilleurs délais.

Dans le cadre de notre démarche d’amélioration continue, un audit de l’existant est réalisé. Les prestataires en place ou ayant déjà réalisé le type d’achat envisagé peuvent également être sollicités.
Nous effectuons également une étude interne du périmètre de l’achat envisagé (géographique, technicité, faisabilité financière…)

Très attachés à la liberté d’accès des entreprises à nos achats, il est primordial que vous puissiez nous contacter facilement. Pour vous contacter, nous utilisons les informations complétées dans le formulaire d’inscription disponible sur notre portail fournisseur et vous sollicitons selon le secteur d’activité qui vous concerne. N’hésitez pas également à nous contacter via le formulaire de contact ou appeler notre centre d’appel au 03.27.14.80.80

Lors de la sélection des fournisseurs, la SIGH prend en compte plusieurs critères pour évaluer les candidatures. Les principaux critères considérés sont les suivants :

1. Prix : le prix proposé par le fournisseur pour la réalisation du marché est évidemment un critère important. La SIGH évalue attentivement les offres financières afin de s’assurer qu’elles correspondent aux exigences budgétaires du projet.
2. Valeur technique : la valeur technique de l’offre est un élément déterminant dans la sélection des fournisseurs. La SIGH évalue les compétences, les qualifications et l’expertise des candidats pour déterminer leur capacité à répondre de manière appropriée aux exigences spécifiques du marché.
3. Environnement : la prise en compte de l’impact environnemental est un aspect essentiel dans la politique de la SIGH. Ainsi, les fournisseurs sont évalués en fonction de leur engagement en matière de développement durable, de respect des normes environnementales, et de la mise en œuvre de pratiques responsables dans la réalisation des projets immobiliers.

Ces critères ne sont pas tous évalués de la même manière pour chaque marché. En effet, la SIGH attribue des pondérations différentes et des pourcentages spécifiques à chaque critère en fonction de la nature de la complexité du marché concerné. Cette approche permet d’adapter l’évaluation aux particularités de chaque projet, tout en assurant une prise en compte équilibrée des différents aspects importants pour la SIGH.

Il est important de noter que la sélection des fournisseurs par la SIGH est guidée par le souci de garantir des prestations de qualité, de favoriser des pratiques durables et responsables, ainsi que de respecter les contraintes budgétaires du projet. En encourageant une concurrence saine et équitable la SIGH vise à établir des partenariats solides avec des fournisseurs compétents et engagés, afin de mener à bien ses projets immobiliers dans les meilleures conditions.

Pour soumissionner à un contrat avec la Société Immobilière du Grand Hainaut (SIGH), chaque candidat doit fournir un dossier complet comprenant les documents suivants :

– Renseignements concernant la situation juridique de l’entreprise :

– Déclaration sur l’honneur : le candidat doit fournir une déclaration sur l’honneur pour justifier qu’il ne se trouve dans aucun des cas d’interdiction de soumissionner.
– Respect de l’obligation d’emploi : le candidat doit présenter des renseignements sur le respect de l’obligation d’emploi, mentionnée aux articles L. 5212-1 à L. 5212-11 du Code du travail.
– Extrait Kbis ou Répertoire des Métiers : le candidat doit fournir un extrait Kbis ou une attestation du Répertoire des Métiers en vigueur à la date de remise des offres (datant de moins de 6 mois).
– Lettre de candidature modèle DC1 : le candidat doit remplir une lettre de candidature modèle DC1 qui précise s’il se présente seul ou en groupement. Dans ce dernier cas, il doit faire apparaître les membres du groupement.
– Déclaration du candidat modèle DC2 : le candidat doit fournir la déclaration du candidat DC2, ou un document équivalent, dûment complété. Ce formulaire doit être accompagné de la décision de pouvoir de la personne habilitée à engager la personne morale candidate.
– Attestation d’assurance Responsabilité Civile et Décennale : le candidat doit présenter les attestations d’assurance Responsabilité Civile et Décennale pour l’année en cours. Ces attestations doivent être établies par une Compagnie d’assurance ou un Agent Général et couvrir l’intégralité des lots concernés par le marché.

– Renseignements concernant la capacité économique et financière de l’entreprise :

– Chiffre d’affaires : le candidat doit fournir une déclaration concernant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires relatif.

– Renseignements concernant les références professionnelles et la capacité technique de l’entreprise :

– Effectifs moyens annuels : le candidat doit indiquer les effectifs moyens annuels de l’entreprise pour chacune des trois dernières années, ainsi que l’importance du personnel d’encadrement.
– Liste des travaux exécutés : le candidat doit présenter une liste des travaux exécutés au cours des cinq dernières années, accompagnée d’attestations de bonne exécution pour les plus importants. Ces attestations doivent mentionner le montant, l’époque et le lieu d’exécution des travaux, ainsi que la conformité aux règles de l’art et la bonne fin des projets.
– Équipements techniques : le candidat doit déclarer l’outillage, le matériel et l’équipement technique dont il dispose pour la réalisation du contrat.
– Certificats de qualification professionnelle : le candidat doit présenter les certificats de qualification professionnelle en vigueur à la date de remise des offres. Ces certificats peuvent être de différentes natures, tels que Qualibat, Qualifélec, TP, Qualipaysage, Qualif’antenne Qualipropre, Attestations Qualigaz, etc. La preuve de la capacité du candidat peut-être apportée par tout moyen, notamment par des certificats d’identité professionnelle.

Ces documents permettent à la SIGH d’évaluer la capacité et la fiabilité des candidats pour les contrats à venir. Ils sont essentiels pour garantir la transparence et l’équité dans les procédures de sélection des fournisseurs.

La publicité des consultations de la SIGH est effectuée sur https://www.marchesonline.com/, revues spécialisées Le Moniteur, L’Usine Nouvelle, presse locale La Voix du Nord. Ces différents supports proposent des alertes, n’hésitez pas à vous inscrire, c’est gratuit !

Les dossiers de consultations sont téléchargeables sur https://www.marches-publics.info/ ou directement en accédant à nos consultations sur notre portail fournisseur https://espace-fournisseur.sigh-habitat.fr/appels-doffre/

Répondre à une consultation n’est pas si compliqué mais il faut anticiper.
1/ Je télécharge le dossier de consultation sur https://www.marches-publics.info/ – au préalable je m’inscris sur cette plateforme c’est gratuit et ça me facilitera les choses :
–        Je serais averti des questions / réponses et ou modifications qui interviendraient en cours de consultation sur les dossiers que j’ai téléchargé
–        Cet étape est indispensable si je veux ensuite déposer une réponse
2/ le dossier m’intéresse je veux répondre :
–        Je lis attentivement le règlement de consultation qui est le mode d’emploi de la consultation. Ce document précise notamment:
o   Les dates et heures de remises des offres
o   Ce que doit contenir ma réponse et de quel manière elle doit être organisée
o   Sur quels critères les offres seront analysées et sélectionnées
–        Mon dossier de réponse est prêt, je vais pouvoir le charger https://www.marches-publics.info/. J’ai suffisamment anticipé :
o   j’ai le temps de regarder la vidéo explicative https://espace-fournisseur.sigh-habitat.fr/comment-ca-marche/
o   j’ai encore des doutes, je peux effectuer un dépôt de test directement sur https://www.marches-publics.info/pratique-depotdetest.htm
En cas d’erreur dans le dépôt de ma réponse, pas d’inquiétude je peux effectuer un nouveau dépôt complet, dans le délai imparti, le 1^er sera automatiquement annulé.

La durée de la période de consultation varie en fonction des spécificités de chaque marché. La période minimum de mise en concurrence à la SIGH est de 15 jours. En moyenne, cette période s’étend sur une durée d’environ un mois, permettant ainsi aux fournisseurs intéressés d’étudier attentivement les documents et les exigences associés à la consultation. La durée de la période de consultation peut fluctuer selon la complexité et la taille du marché concerné. Des marchés plus vastes et plus complexes peuvent nécessiter des délais de consultation plus étendus, tandis que des marchés plus restreints pourraient nécessiter des délais plus courts.

Non, les consultations organisées par la SIGH sont totalement gratuites pour les fournisseurs qui souhaitent y participer. La SIGH respecte le principe de liberté d’accès à la commande publique. Toutes les entreprises intéressées par des opportunités de collaboration avec la SIGH peuvent participer aux consultations.

Les dossiers de consultation de la SIGH sont disponibles sur  une plateforme dédiée appelée AWS (lien de la plateforme + lien accès consultation sur le portail fournisseur). Sur cette plateforme, les fournisseurs ont accès à une rubrique spécifique permettant de communiquer directement avec l’acheteur en charge de la consultation. Cette rubrique de correspondance offre la possibilité de poser des questions spécifiques concernant le dossier de consultation, les exigences techniques ou tout autre point nécessitant une clarification. L’échange via cette plateforme garantit le respect de la transparence et de la traçabilité du processus et permet à tous les fournisseurs de disposer des informations nécessaires pour formuler leurs propositions de manière éclairée.

La SIGH publie des consultations régulièrement, En général, de nouvelles consultations sont proposées toutes les semaines, offrant ainsi des opportunités fréquentes pour les fournisseurs de soumettre leurs offres. Cette dynamique permet à la SIGH de rester à l’affût des besoins du marché et d’assurer un approvisionnement constant en biens et services essentiels pour ses projets immobiliers.

La SIGH encourage la participation active des fournisseurs qualifiés et souhaite favoriser la diversité des propositions pour ses projets immobiliers. Vous pouvez répondre à autant de consultations que vous le souhaitez, à condition de respecter les délais de réponse et les conditions de participations. La SIGH apporte une vigilance particulière à la capacité de ses fournisseurs à pouvoir s’engager pleinement sur chaque dossier afin de garantir la qualité et le niveau d’exigence attendues dans le cadre de la réalisation des prestations. 

Quel que soit la procédure et le résultat, vous serez informé par un mail de https://www.marches-publics.info/  qu’une correspondance est disponible. Vous trouverez dans le courrier qui vous est adressé :
–  La décision prise
–  Si vous n’êtes pas retenu. Sera également détaillée votre notation ainsi que celle du prestataire retenu

o   Si vous êtes retenu, nous respectons un délai de suspension de 11 jours (sauf exception) avant de vous adresser les éléments pour notification. Si nécessaire, vous serez invité à venir signer les documents complémentaires sur la plateforme https://sigh.connective.eu/index.html#/login
o   La notification du marché vous est ensuite toujours faite via un mail de https://www.marches-publics.info/

Quel que soit le contrat/marché dont vous êtes titulaire, vous avez un interlocuteur unique qui vous est précisé, au plus tard, peu après la notification. En cas de difficulté à identifier votre interlocuteur, contactez la Direction Achats via le formulaire de contact https://espace-fournisseur.sigh-habitat.fr/contact/

Félicitations pour avoir remporté un marché avec la SIGH ! Une fois sélectionné comme fournisseur, voici les étapes à suivre :

Partie administrative : votre entreprise devra monter le dossier de financement du projet. Cela implique de soumettre une demande de financement qui peut inclure un emprunt ainsi que des fonds propres. Vous devez constituer un dossier complet avec les contrats de prêts et les pièces justificatives requises. Notre équipe financière examinera ensuite le dossier pour donner son accord au financement.

Démarrage des travaux : une fois que la partie administrative et approuvée, vous pouvez planifier le démarrage des travaux. Ce démarrage doit être synchronisé avec les autres parties prenantes du projet. Vous recevrez un ordre de service officiel de la part de la SIGH, indiquant la date à laquelle vous pouvez débuter les travaux. Cette formulation s’applique également aux marchés de fournitures et/ou de service.

Information aux entreprises et locataires : nous informerons les autres entreprises impliquées dans le projet de votre participation en tant que fournisseur. Si le projet concerne des propriétés habitées, nous nous occuperons d’informer les locataires sur les travaux à venir et de répondre à leurs éventuelles questions. Veuillez noter que cette étape n’est pas systématique et est plus courante dans le cadre de contrats spécifiques.

Une fois le circuit de validation de vos factures réalisé (accord du Maître d’œuvre ou de l’ordonnateur de la commande), deux possibilités même si nous préconisons l’envoi des factures dématérialisées :
–        Soit à l’adresse facturation-fournisseurs@sigh-habitat.fr
–        Soit par courrier – Service comptabilité fournisseurs – 40 boulevard Saly – 59300 VALENCIENNES
Si le marché dont je suis titulaire me permet de passer par la Place des Fournisseurs, l’envoi de la facture se fait automatiquement par ce biais.

La satisfaction client est au cœur des préoccupations de la SIGH. Dans ce contexte, nous avons mis en place des contrôles et évaluations qui nous permettent de constater la bonne réalisation des prestations mais aussi leur cohérence par rapport à nos exigences contractuelles.
Ces actions doivent permettre d’évaluer la relation fournisseur et d’aider nos prestataires à progresser ou maintenir le niveau de satisfaction attendu.
Pour cela, des contrôles sont réalisés sur site, des bilans sont dressés avec les équipes de terrain une fois les prestations réalisées.
L’enquête de satisfaction réalisée auprès de nos locataires est également un élément d’appréciation pouvant être pris en compte.
Toutes ces données vont vous être communiquées, lors des réunions récurrentes qui peuvent avoir lieu avec nos équipes mais également par l’intermédiaire d’un avis annuel sur la réalisation de vos prestations. La Direction achats vous proposera alors éventuellement un temps d’échange dans un esprit d’amélioration constante de vos performances et de pérennisation de notre relation partenariale.

La SIGH procède aux paiements des fournisseurs selon les modalités suivantes :

Paiement par virement : les paiements aux fournisseurs sont effectués par virement bancaire. Pour faciliter le traitement des futures factures, il est essentiel de fournir une facture accompagnée d’un bordereau de situation de travaux, si applicable, en pièce jointe.

Suivi du modèle : La SIGH applique un modèle standard de paiement aux fournisseurs, garantissant ainsi des procédures claires et cohérentes dans le processus de paiement.

Implication de l’architecte : Si vous travaillez en tant qu’architecte ou prestataire de services similaires, vos paiements seront enregistrés et traités conformément aux dispositions du modèle de paiement de la SIGH.

Enregistrement et traitement des paiements : Une fois que les travaux ou les services ont été effectués conformément aux termes du contrat, le service financier de la SIGH enregistre et traite le paiement.

Facture en attente : Dans le cas où des problèmes ou des divergences surviennent dans la documentation ou les prestations, une facture peut être mise en attente jusqu’à ce que les clarifications nécessaires soient apportées.

Approbation du Directeur : Avant que le paiement ne soit effectué, le Directeur du Patrimoine doit donner son approbation pour valider l’ordre de virement de l’entreprise concernée.

Selon la législation en vigueur, c’est à la SIGH de payer directement le sous-traitant et non au fournisseur principal de payer le sous-traitant. Cela signifie que si vous avez recours à un sous-traitant pour réaliser une partie du travail, la SIGH effectuera les paiements directs au sous-traitant, tout en respectant les termes et conditions convenus dans le contrat.

Pour mettre à jour vos informations de contact en tant que fournisseur travaillant avec la SIGH, vous avez 2 options :

Sur la plateforme AWS : la SIGH met à disposition la plateforme en ligne AWS (Advanced Web Services). Sur cette plateforme, vous pouvez accéder à votre compte fournisseur et mettre à jour vos informations de contact directement.

Sur l’espace fournisseur : « Vous pouvez également vous rendre sur le portail fournisseur de la SIGH et remplir toutes les informations de contact via le formulaire de contact (https://espace-fournisseur.sigh-habitat.fr/contact/), nous nous chargerons de mettre à jour vos informations dans notre base de données.

Pour faciliter le processus de demande de sous-traitance auprès de la Société Immobilière du Grand Hainaut (SIGH), nous avons mis en place les étapes suivantes :

Préparation des documents : vous pouvez simplement indiquer les documents requis, tels que l’acte spécial ou le formulaire DC4, ainsi que les pièces jointes (Kbis, attestation décennale, attestation de responsabilité civile, URSSAF, attestation de régularité fiscale), sont disponibles dans un coffre-fort numérique. Cela garantit une gestion sécurisée et efficace des documents.

Envoi de la demande : une fois que vous avez rassemblé les documents nécessaires, il vous suffit d’envoyer un e-mail à vos responsables de projets, en mentionnant que les pièces jointes sont disponibles dans votre coffre-fort numérique. Vos responsables de projets transmettront ensuite la demande au service marché de la SIGH.

Traitement de la demande : le responsable du projet examinera attentivement votre demande, en tenant compte des critères tels que les compétences techniques du sous-traitant, la conformité aux normes légales et fiscales, ainsi que la capacité à répondre aux exigences spécifiques du marché. Le service marchés se chargera de vérifier la conformité légale.

Confirmation de la sous-traitance : une fois que votre demande aura été approuvée, la SIGH vous contactera pour confirmer la mise en place de la sous-traitance. À ce stade, vous pourrez commencer les travaux en tant que sous-traitant du projet.

Il est essentiel de noter que la sous-traitance nécessite une approbation formelle de la part de la SIGH. Veillez donc à fournir les documents requis dans votre coffre-fort numérique et à respecter les exigences administratives pour faciliter le traitement de votre demande. La SIGH s’engage à assurer une sous-traitance transparente et équitable, tout en veillant à la qualité et à la conformité des prestations réalisées dans le cadre de ses projets immobiliers.

La Société Immobilière du Grand Hainaut s’engage activement à promouvoir la durabilité et la responsabilité sociale dans l’ensemble de ses relations contractuelles. Pour en savoir plus sur notre démarche et nos politiques en matière d’achats responsables, nous vous invitons à consulter notre politique d’achat responsable. Votre collaboration avec la SIGH vous offre l’opportunité de contribuer positivement à la durabilité environnementale et sociale du secteur immobilier.